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Frequently Asked Questions
Wissenwertes - rEgistrA

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Was ist rEgistrA?

rEgistrA ist eine Software-Registrierkassa: Mit Hilfe des Programms rEgistrA wird ein Computer, Laptop oder Notebook (zumeist gemeinsam mit einem Drucker) zur Registrierkassa.

Wo finde ich Hilfetexte und Dokumentation zu rEgistrA?

Zum einen sind Hilfetexte im Menue "?" direkt in rEgistrA aufrufbar. Zum anderen kann über den nachfolgenden Link die aktuelle Dokumentation angesehen und heruntergeladen werden: rEgistrA - Hilfetexte und Dokumentation. Für alle, die vor dem Download über den Inhalt informiert sein möchten: Inhaltsverzeichnis zu den Hilfetexten

Welche Betriebssysteme sind notwendig?

Für die Unterstützung der technischen Sicherheitseinrichtung nach der Registrierkassenverordnung ist aktuell minimal Windows Vista notwendig. (Ansonsten läuft auch alles unter Windows XP). Bitte mit uns via support@registra.at Kontakt aufnehmen, wenn der dringende Wunsch zur Verwendung von Windows XP besteht.

Welche Ausstattung benötigt ein PC für den Betrieb von rEgistrA?

Nichts Besonderes. Solange das Betriebssystem Windows läuft, funktioniert in der Regel auch rEgistrA problemlos. Für die Darstellung der gespeicherten Belege ist ein üblicher PDF-Reader notwendig (z.B. SumatraPDF oder Adobe Reader). Für Sicherungen verwenden wir die Windows-Komponente "robocopy".

Wie können wir eine Lizenz für rEgistrA erwerben?

Informationen hierzu haben auf nachfolgender Seite zusammengestellt: Bestellung

Wann kann seitens des Finanzamts eine Anschaffungsprämie beantragt werden?

Die Prämie des Finanzamts für die Anschaffung einer Registrierkasse gibt es für alle Kassen, die zwischen dem 1.03.2015 und 31.3.2017 neu angeschafft wurden - die Anschaffung VOR dem Jahresende 2016 ist keine Bedingung. Die Prämie von EUR 200,00 gibt für jede Kassa mit eigener technischer Sicherheitseinrichtung (also jede rEgistrA-Installation mit eigenem Datenerfassungsprotokoll und Signaturkarte). Die Prämie muss in der Steuererklärung (Formular E108c) für das Jahr in dem die Umrüstung erfolgt ist, beantragt werden und kann auch vorzeitig geltend gemacht werden.

Woraus besteht die ab 2017 für Registrierkassen notwendige "Technische Sicherheitseinrichtung"?

  • Chipkarte mit qualifiziertem Signaturzertifikat.
  • Kartenleser zum Lesen obiger Chipkarte. In der Regel ein einfacher USB-Kartenleser, sei es in der Bauart für eine Chipkarte oder in einer Bauart in der Größe eines USB-Sticks in den nur der Chip aus der Chipkarte eingebracht ist.
  • Einem QR-Code auf dem Beleg, der verschlüsselt und signiert sicherstellen soll, dass die Aufeinanderfolge der Belege nicht manipuliert wurde.
  • Einem erweiterten, in sich verketteten Datenerfassungsprotokoll.

Gibt es Support?

Unser Ziel ist eine Software, die einfach funktioniert und keine weitere Unterstützung benötigt. Aber wenn Fragen, Probleme oder Anregungen auftauchen, sind wir via support@registra.at erreichbar. Wenn gewünscht bieten wir auch erweiterten kostenpflichtigen Support telefonisch und via Fernwartung an. Mehr Informationen ebenfalls unter support@registra.at.

Wie sind die Updates geplant?

Sobald ein Update verfügbar ist, werden wir alle in unserem Newsletter Eingetragenen jeweils via E-Mail informieren.

Wann muss ich eine Registrierkassa haben?

Vereinfacht muss zweierlei erfüllt sein um ab 2016 registrierkassenpflichtig zu sein:
  1. Es muss ein Jahresgesamtumsatz von EUR 15000,- überschritten sein.
  2. Der Jahres-Barumsatz (dazu zählen auch Zahlungen via Kreditkarte und Bankomat) muss über EUR 7500,- liegen.
Sobald die obigen Bedingungen erfüllt sind, muss eine Registrierkassa verwendet werden.
Unabhängig davon gilt die Einzelaufzeichungspflicht (=laufend und tägliches Erfassen der Betriebseinnahmen und -ausgaben) und die Belegerteilungspflicht (=für jeden Barumsatz muss ein Beleg erstellt und vom Kunden entgegengenommen werden).
Ab 01.04.2017 ist zur Erfüllung der Registrierkassenpflicht die Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtungen gemäß RKSV verpflichtend (Signaturkarte, Kartenleser, QR-Code, ...).

Muss ich für den Betrieb der Registrierkassa online sein?

Bei rEgistrA ist dies nicht notwendig. Es ist für den Betrieb keine Internetverbindung notwendig. Auch werden keine Daten an das Finanzamt oder andere Stellen übertragen.

Kann ich rEgistrA im Netzwerk betreiben?

rEgistrA selber ist problemlos im Netzwerk betreibbar und ist auch für Mehrnutzerverwendung geeignet. Die Hardware für die "Technische Sicherheitseinrichtung" (sprich USB-Kartenleser) ist jedoch an ein Gerät gebunden. Es ist jedoch möglich EINE Kassa mit mehreren Arbeitsplatzen, die jeweils mit einer eigenen Sicherheitseinrichtung (=Kartenleser und Signaturkarte) versehen sind, zu betreiben. Mehr Information unter support@registra.at.

Brauche ich einen Drucker?

Für die Erfüllung der Belegerteilungspflicht muss ab 01.01.2016 ein Zahlungsbeleg ausgehändigt werden. Dies kann jedoch auch elektronisch geschehen. rEgistrA bietet hierzu die Belegzustellung via E-Mail an. Dazu ist jedoch dann zum Zeitpunkt der Erstellung des Belegs eine Internetverbindung notwendig, um der Unmittelbarkeit der Belegübergabe zu entsprechen.

Was kann rEgistrA nicht?

rEgistrA ist - als einfache Registrierkassa - keine komplette Buchhaltungssoftware und beinhaltet keine Lagerverwaltung.

Welche Schnittstellen zu anderen Programmen hat rEgistrA?

Es ist eine Importschnittstelle verfügbar um für vorhandene Warenverwaltungsprogramme Belege erstellen zu können.
Für den Export zu anderen Programmen erstellt rEgistrA Exportdateien im Format CSV, welche in Tabellenkalkulationen wie Microsoft-Excel oder Libreoffice-Calc verwendet werden können.
Wenn Interesse an Schnittstellen aus oder zu anderen Programmen vorhanden ist, bitte um Rückmeldung an support@registra.at.

Kann man rEgistrA mit einem Bondrucker verwenden?

Wir stellen Layouts für Bondrucker mit Breite 80mm und 58mm zur Verfügung. Andere Formate sind - wenn gewünscht - auch realisierbar.

Prüfung des Jahresbelegs

Gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) muss jeder Jahresbeleg geprüft werden. Die Vorgehensweise ist folgende:
  • Der Jahresbeleg wird - wie alle Monatsbelege - in rEgistrA automatisch erzeugt.
  • Mit der Belegcheck-App des Finanzministerium wird der QR-Code (vom ausgedruckten Beleg oder vom Bildschirm aus) durch das Mobiltelefon gescannt und geprüft. Das Prüfergebnis wird durch die App sogleich zurückgemeldet und kann auch in Finanzonline eingesehen werden.
Der Vorgang ist genau der gleiche wie bei der Prüfung des Startbelegs bei Inbetriebnahme der Registrierkassa. Falls diese Arbeiten bei Euch der Steuerberater erledigt, so wäre der Jahresbeleg rechtzeitig dem Steuerberater zu übermitteln. Die Prüfung des Startbelegs muss bis spätestens 15.02.2018 erfolgen!

Der Vorgang der Belegprüfung kann auch in unserem Hilfedokument 13.Inbetriebnahme RKSV Funktion unter Punkt 13.3.3 Prüfung des Startbelegs nachgelesen werden.

Mehr Informationen hierzu:
Erinnerung des Finanzministeriums
Information der Wirtschaftskammer WKO - Jahresbeleg
WKO - Videosammlung - hier ist Video 7 (Prüfen des Startbelegs) und - wenn der Authentifizierungscode im Mobiltelefon nicht mehr verspeichert ist - Video 6 (Anforderung eines Codes) interessant.

Verpflichtende Sicherung/Backup der Registrierkassa

Folgende Grundsätze gelten:
  • Zumindest 1x pro Quartal muss gesichert werden.
  • Die Sicherung muss auf einem externen Datenträger vorgenommen werden.
  • Die Unveränderbarkeit der Sicherung ist durch die Verkettung des Datenerfassungsprotokolls sichergestellt (d.h. es muss KEIN nur einmal beschreibbarer, abgeschlossener Datenträger verwendet werden).
  • Es müssen alle Daten seit der Inbetriebnahme der Kassa gesichert und verfügbar sein (=Vorliegen einer Komplettsicherung).
  • Die Sicherung der kompletten Kassendaten muss 7 Jahre über die Schließung der Kassa hinaus aufbewahrt werden.
  • Solange die kompletten Daten der Kassa vorliegen, dürfen vorhergehende Sicherungen überschrieben werden.
Wir raten deshalb (unverbindlich) zu folgender Vorgehensweise:
  • Mindestens zwei externe Datenträger (z.B. USB-Stick, USB-Festplatte) zur Sicherung vorsehen.
  • Die Sicherungsmedien getrennt vom Kassen-PC sicher aufbewahren und nur zum Zweck der Sicherung mit dem Kassen-PC verbinden.
  • Zur Sicherung die in rEgistrA vorgesehene Sicherungsprozedur verwenden (vgl. Hilfedokument 2. Erster Start/Konfiguration, Seite 7).
  • Regelmäßig - zumindest wöchentlich - sichern.

Falls Ihr weitere Fragen habt, bitte um ein Mail an support@registra.at

Die oben gemachten Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt und erfolgen ohne Gewähr.
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Version: 17.12.2015/10.12.2017 - Zach - IT